✏«Блокируйте свой календарь»: как найти время на самое важное



Отрывок из книги «Найди время. Как фокусироваться на главном» от бывших сотрудников Google и YouTube Джейка Кнаппа и Джона Зерацки — о том, как перестать быть вечно занятым и начать успевать.

????Внесите Главное в расписание

Если вы хотите найти время для реализации Главного, начните с календаря:

- Подумайте, сколько времени вы хотите отвести на Главное.
- Подумайте, когда вы хотите заниматься Главным.
- Внесите Главное в календарь.

Встраивая какое-либо дело в расписание, вы даёте себе обещание, отправляете себе послание: «Я собираюсь это сделать». Более того, заранее решая, когда заняться Главным, вы получаете ещё одно немаловажное преимущество. Внесение Главного в расписание вынуждает вас рассмотреть, на какие уступки по части распределения времени придется ради этого пойти.

Допустим, сегодня Главное у вас — купить продукты и приготовить ужин. Вы рассуждаете: «Ужин должен быть на столе в 19:00, а то дети не лягут спать вовремя. Готовить мне нужно начать за час до ужина — в 18:00. Значит, надо будет уйти с работы в 17:00, чтобы успеть заскочить в магазин по дороге домой». Вы добавляете в календарь ещё одно событие: «17:00 — уйти с работы».

Как только вы внесли Главное в расписание — всё, это время занято. Вы не должны назначать на этот час совещания или любые другие дела и занятия. В случае возникновения новых дел вам придется решить, как с ними поступить: либо вписать их в календарь до и/или после Главного, либо счесть, что они могут подождать. Вы хорошо видите свои приоритеты.

????Блокируйте свой календарь

Если начинать с незаполненного календаря, можно запланировать свое Главное на идеальное время — когда у вас больше всего энергии и способности концентрироваться. Но для большинства из нас пустой календарь в начале рабочего дня такое же маловероятное событие, как и нахождение на тротуаре купюры в $1000. Да, удача может вам улыбнуться, но лучше на неё не рассчитывать.

Если вы работаете в офисе, где коллеги имеют возможность вписывать совещания в ваш календарь, вообще забудьте об этом. Вам придется использовать иной подход: ежедневно блокировать часть календаря (указывая «Ничего не назначать»), чтобы освободить место для вашего Главного.

Джон перенял этот приём у своего друга Грэма Дженкина. В 2007–2008 годах Грэм был шефом Джона в Google, и Джону казалось, что он поистине всемогущ. Руководя двумя десятками сотрудников, этот человек умудрялся каждому уделить внимание и по-настоящему поддержать.

Кроме того, именно он возглавил проект по созданию новой версии AdWords, флагманского рекламного продукта Google, а значит, участвовал во всём — от оформления пользовательского интерфейса до тестирования продукта на потенциальных потребителях, проверки спецификаций, взаимодействия с инженерами. Все задавались вопросом, как Грэм находит на это время. Большинство считали, что они просто каждый день очень долго сидит на работе. Но они ошибались.

Во многих смыслах Грэм придерживался типичного расписания типичного корпоративного менеджера. Каждый его день был под завязку набит совещаниями и встречами. Однако у его календаря имелась одна необычная особенность. На каждый рабочий день Грэм отводил себе личное время — с 6:00 до 11:00.

— Это время принадлежит мне одному. Я рано встаю, рано прихожу на работу, забегаю в тренажерный зал, перекусываю и потом часа два вкалываю, пока не начались совещания, — поведал Грэм.

— Разве другие не записывают на это время никаких мероприятий — удивился Джон. (Напомним, в этой компании у других людей есть возможность вписывать дела в ваш календарь.)

— Иногда пытаются. Но я им просто говорю, что на это время у меня уже есть планы.

С тех пор прошло десять лет, а мы по-прежнему используем этот приём Грэма для того, чтобы высвобождать время для Главного. За эти годы мы придумали ещё несколько хитростей, помогающих применять эту тактику.

- Играйте в нападении, а не в защите. Не вводите блокирующие зоны «Ничего не назначать» лишь для того, чтобы избегать встреч с коллегами и отделываться от тех совещаний, которые вам не по вкусу. Используйте «окна» целенаправленно — обращая их в Периоды насыщения энергией или Периоды работы над Главным.

- Не жадничайте. Да, мы посоветовали вам резервировать в календаре личное время, однако не следует блокировать весь календарь. Оставляйте в нем свободное место на случай, если вдруг подвернется заманчивая возможность. Да и коллеги оценят вашу открытость. Начиная применять эту тактику, попробуйте ежедневно блокировать по 1‒2 часа. А дальше уж варьируйте это время в зависимости от обстоятельств и потребностей.

- Относитесь к блокированию серьёзно. Если вы не будете этого делать, другие тоже не станут. Воспринимайте блокирующие зоны как важные встречи и, если кто-нибудь попытается назначить на это время мероприятие с вашим участием, вспомните простой и эффективный ответ Грэма: «У меня уже есть планы».

????Пройдитесь по календарю бульдозером

Не получается блокировать календарь Есть ещё один способ высвободить время на Главное — втиснуть его при помощи бульдозера.

Представьте себе крошечный бульдозер, который едет по календарю, раздвигая мероприятия. Эта машина могла бы, к примеру, одну встречу сжать на 15 минут, а другую — на 30 минут. Или перебросить с утреннего времени на дневное запланированную беседу с коллегой. Или сдвинуть обед на полчаса, чтобы дать вам возможность два часа подряд заниматься Главным.

Бульдозер способен даже сгрести все ваши встречи и совещания в один или два дня недели, тем самым высвободив прочие дни для работы в одиночку.

Орудовать бульдозером, конечно, легче, если вы босс, а не стажёр, но у вас наверняка больше контроля над собственным календарем, чем кажется. Ничего страшного не произойдет, если вы объясните коллеге, что у вас вдруг появилось важное дело, и попросите его встретиться с вами чуть раньше/позже запланированного времени — или сократить время встречи с часа до 45 минут. Честно говоря, когда рабочие встречи сокращаются или вообще исчезают из календаря, их участники обычно приходят в восторг.

????Побудьте разгильдяем — для пользы дела

В какие-то дни или даже недели вы наверняка ощутите такие сверхзанятость и перегруженность, что в расписании не останется времени на Главное. Когда такое случится, задайтесь вопросом: что можно отменить Удастся ли пропустить совещание, отодвинуть дедлайн, перенести встречу с другом

Да-да, мы понимаем, такое отношение к делам кажется чем-то ужасным. Даже The New York Times очень печалилась по поводу распространенной сегодня эпидемии отмены дел в последний момент: мол, наступила «Эпоха соскакивания».

Впрочем, если вы в состоянии убедить генерального директора своей компании сдвинуть время ежеквартального общего собрания сотрудников, чтобы вы могли вздремнуть... ну, тогда вы молодец, что тут скажешь.

А мы считаем, что такое соскакивание — отличная штука, если только вместо отмененного дела вы занялись чем-то стоящим. Разумеется, нельзя постоянно пренебрегать запланированным, однако между двумя крайностями — слепым служением своему календарю и откровенным разгильдяйством — простирается огромное поле.

Честно объясните себе и другим, почему вы отменяете намеченное дело, — и не переживайте по этому поводу. Соскакивание не годится в качестве долгосрочной стратегии. Применяя нашу систему, вы постепенно научитесь чувствовать, сколько обязательств сумеете выполнить, находя при этом время на Главное. Но пока вы не достигли ювелирной точности, лучше слегка расстроить нескольких человек, чем вечно жертвовать своими приоритетами.

Не бойтесь побыть разгильдяем — и не стыдитесь. А если кто-то вздумает пенять вам на ваше поведение, просто передайте ему наше мнение: ничего криминального в подобных поступках нет.

????Просто скажите «нет»

Создание блокирующих зон, применение бульдозера и кратковременное разгильдяйство — отличные способы найти время для занятий Главным. Но лучший способ избавиться от ненужных вам обязательств — вообще не брать их на себя.

Мы оба не обладаем врожденным умением говорить «нет». Мы из тех, чья установка по умолчанию — ответ «да». Отчасти это делается по доброте душевной: нам хочется всё успеть сделать и всем помочь. А если откровенно, нам просто не хватает смелости. Ведьсказать «да» гораздо легче. Отвечая «нет» на приглашение или просьбу поучаствовать в новом проекте, порой чувствуешь себя неловко.

Мы потеряли много часов, дней и недель, которые могли бы уделить Главному, — из-за того, что не осмелились с самого начала отказаться брать на себя те или иные обязательства.

Но мы работали над собой — и обнаружили, что чувствуем себя гораздо счастливее, изменив свою стандартную установку на «нет». Переключиться нам помогло создание сценариев, рассчитанных на различные ситуации, — чтобы всегда знать,как именно ответить «нет».

Короче говоря, проявляйте любезную честность. За эти годы мы наслушались хитроумных приёмов ухода от просьб, придумывания оправданий и формулирования туманных отказов. Некоторые мы опробовали сами. Но применять их было неприятно, потому что они нечестные. Более того, они просто откладывают принятие трудного решения. Эти полумеры отягощают, словно ракушки, облепившие днище корабля. Долой грязные ухищрения. Лучше сказать правду.

Ваше «нет» на какую-либо просьбу вовсе не означает, что тем самым вы лишаете себя права в будущем ответить «да». Но, опять же, давайте надежду, только если вы действительно не исключаете такой возможности. «Очень благодарен за приглашение, с удовольствием проведу с вами время, когда представится случай». Или: «Мне очень лестно, что вы просите меня о помощи. Полагаю, в будущем мы сможем поработать вместе».

Если вы планируете сказать «нет» кому-то из друзей, попробуйте сделать это с веселой и грубоватой прямотой. Допустим, ваш друг спрашивает: «Хочешь завтра утром перед работой заскочить на стадион, пробежим несколько миль на время» Вариант ответа: «Ну уж нет».

Наша приятельница Кристен Бриллантес, говоря «нет», использует (как она это называет) «метод кислого леденца». Подобно детскому лакомству, ответы Кристен поначалу кажутся кислыми, а в конце — сладкими. Пример: «К сожалению, моя группа не сможет в этом поучаствовать. Обратитесь к группе Х — мне кажется, они идеально подходят для такого мероприятия».

По словам Кристен, важнее всего, чтобы «сладкое» окончание было искренним, а не пустым формальным довеском. Если есть возможность, она предлагает собеседнику контакты другого специалиста с нужными способностями или связями, которого это предложение наверняка заинтересует.

Если она не знает такого человека, то ограничивается ободряющими или благодарственными словами. Иногда помогает простое «спасибо, что обо мне вспомнили, ваш проект, по-моему, очень любопытный».

????Конструируйте свой день

Проводя дизайнерские спринты для Google Venture, мы заранее планировали каждый день — час за часом и даже минуту за минутой. Очередной спринт давал ещё одну возможность усовершенствовать нашу формулу.

Мы следили, как в течение дня изменяется активность сотрудников, когда в ней наступает «прилив», а когда «отлив»; когда падает уровень энергии сотрудников; когда процесс идет слишком быстро или слишком медленно. И в соответствии с этим изменяли параметры спринта.

Создание блокирующих зон в календаре и внесение в него Главного — отличный способ начать осваивать систему «Найди время». Но вы вполне можете вывести этот подход на новый уровень, воспользовавшись уроками наших спринтов и научившись конструировать весь свой день. Джон проделывает это уже много лет.

Здесь всё предельно подробно. Джон специально выделил время на приготовление кофе и душ. Подобным образом он структурирует свое время почти каждый день. А вечером оглядывается назад и бегло оценивает, что удалось, а что — нет, сравнивая план и факты. Расписание на следующий день он корректирует с учетом того, чему научился за сегодня.

Вас может раздражать необходимость придерживаться столь детального и всеохватного календаря: «Приятели, а где же обещанные свобода и спонтанность» На самом деле хорошо структурированный день как раз и создает свободу. Без плана постоянно приходится решать, что делать дальше, и вы рискуете погрязнуть в размышлениях о том, что следует делать или что вы могли бы сделать.

Полностью распланированный день дарит вам свободу сосредоточиться на текущем моменте. Вы уже не думаете о том, что предпринять дальше, а фокусируетесь на том, как сделать дело. Вы спокойно плывете в потоке, доверившись заранее составленному плану. Когда лучше всего проверить почту Сколько минут займет этот просмотр Ищите все ответы загодя — и тогда вам не придется ломать над ними голову в режиме реального времени.

Вместо привычного ежедневника я использовал подход, который рекомендует Кэл Ньюпорт в своей книге «В работу с головой»: «расписать» день на чистом листе бумаги и на ходу варьировать свой план по мере изменения обстоятельств.

Подход сработал. Постоянное изменение «конструкции» дня позволило мне по-настоящему контролировать и утвердить его распорядок, постепенно ставший для меня привычным. Теперь я знаю, как поступить, если чувствуешь, что выбиваешься из колеи, — пора изменить «конструкцию».

????Битва тактик: утро или вечер

В 2012 году я решил стать жаворонком. Это состояние не было для меня естественным. Всю жизнь я с огромным трудом вылезал из постели, если требовалось встать рано. Мне казалось, что я вечно куда-то бегу, вечно опаздываю. Ощущение мутной, поистине зомбической усталости мрачно нависало над всем моим ни свет ни заря начавшимся днем, точно похмелье.

Но утренние возможности меня зачаровывали. Один-два «бесплатных» часа, когда можно поработать над своим Главным и подготовиться к намеченному на этот день. К тому же, став жаворонком, я мог бы по утрам больше времени проводить с женой, которая работала в компании, где утренние совещания считались нормой. Меня бесило, что у нас с Мишель разное расписание. Это, прямо скажем, мешало нашему общению.

Будучи от природы совой, я понимал: мне нужен определенный план, чтобы преодолеть вялость и несобранность, свойственные мне ранним утром. Я решил изучить, какие приёмы оказались действенными для других, и попробовать поставить простенькие эксперименты на себе.

Моя тактика сработала. С помощью нескольких несложных приёмов я сменил распорядок типичной совы (не ложишься до полуночи или до ещё более позднего часа, пялишься в экран, занимаешься разработкой программ, пишешь тексты или код) на необычное для меня поведение: засыпал рано, вставал тоже рано и отдавал тихие утренние часы вожделенному Главному, намеченному на этот день.

Вот приёмы, которыми я готов поделиться с совами, мечтающими начать просыпаться рано.

▪Начните со света, кофе и какого-нибудь занятия

Не следует недооценивать значение света при пробуждении. Живым существам от природы свойственно просыпаться с рассветом и испытывать сонливость при наступлении темноты. Но, если вы хотите заняться Главным до начала рабочего дня, не дожидайтесь восхода солнца — лучше вставать до рассвета.

Так что, проснувшись, я включаю все лампы у себя в квартире (или на яхте, если я в плавании). И всегда стараюсь посмотреть восход солнца, даже если он случится через час или два после моего подъема. Тёмное небо постепенно светлеет и служит моему мозгу напоминанием: пора перейти из ночного режима в дневной.

Кофе для меня тоже играет важнейшую роль. Во-первых, сам кофеин — вещь приятная, а во-вторых, для моего утра необходим привычный ритуал приготовления напитка. На него у меня уходит 15 минут.

Нахождение такого вот первого приятного утреннего занятия поможет вам рано просыпаться. Случается, что я не работаю над очередным Главным, едва поднявшись, но даже в такие дни нахожу повод благотворно провести эти предрассветные часы. Например, отличное утреннее занятие — физические

Вас заинтересуют так же следующие новости

Контакты:
Адрес:
Строителей, 121-В
119311
Москва,
Телефон:+7 269-118-24-85,
Электронная почта: contact@msk-novostroyka.ru Новостройки Москвы и Подмосковья

✏«Блокируйте свой календарь»: как найти время на самое важное

Комментарии

Ваш e-mail не будет опубликован. Поля обязательны для заполненеия - *


! Нажимая кнопку «отправить комментарий», вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.


 

Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
по теме: